Rapportage AVG & gegevensverwerking

Inzet AI-chatbot / Digitale Huiskamer binnen het sociaal domein

1. Uitgangspunt: privacy en veiligheid centraal

Het uitgangspunt van de Digitale Huiskamer is:

De chatbot wordt primair ingericht als:

• preventieve voorziening;
• informatiepunt;
• signaleringsinstrument;
• veilige eerste ingang naar hulp.

Hierdoor kunnen gebruikers eerst anoniem ondersteuning zoeken zonder direct persoonsgegevens te hoeven delen. Dit verlaagt schaamte, wantrouwen, angst en drempels richting hulpverlening.

2. Verwerking van persoonsgegevens

Eerste fase: anoniem gebruik. In de basis kan de chatbot volledig anoniem gebruikt worden. Gebruikers kunnen vragen stellen, informatie ontvangen, uitleg krijgen, ondersteuning zoeken en doorverwezen worden, zonder dat daarvoor direct persoonsgegevens nodig zijn.

3. Wanneer persoonsgegevens verwerkt worden

Persoonsgegevens worden uitsluitend verwerkt wanneer dit noodzakelijk is voor: een hulpvraag, contactverzoek, officiële doorverwijzing, begeleiding, aanvraagproces of ondersteuningstraject.

Voorbeelden van persoonsgegevens die dan (met toestemming) worden gevraagd: naam, telefoonnummer, e-mailadres, adresgegevens, gezinssituatie, hulpvraag, financiële problematiek. Bijzondere persoonsgegevens (zoals gezondheid, schuldenproblematiek of gegevens van minderjarigen) worden extra zorgvuldig behandeld conform de AVG.

4. Toestemming van gebruikers

Een belangrijk onderdeel binnen de Digitale Huiskamer is expliciete toestemming. Voordat persoonsgegevens worden opgeslagen, gedeeld, doorgestuurd of gekoppeld aan een instantie, vraagt het systeem altijd eerst actief toestemming, bijvoorbeeld:

Deze toestemming wordt duidelijk uitgelegd, is vrijwillig, kan altijd worden ingetrokken, en wordt geregistreerd.

5. Verwijderen van gegevens bij weigering

Wanneer een gebruiker geen toestemming geeft, toestemming intrekt, of aangeeft anoniem te willen blijven, worden persoonsgegevens direct verwijderd of niet opgeslagen. De gebruiker blijft hierdoor altijd zelf in controle over zijn of haar gegevens. Dit is expliciet ingebouwd binnen de chatbotomgeving zodat privacy structureel wordt geborgd.

6. Delen van gegevens met Klanten (zoals gemeenten)

Persoonsgegevens worden nooit automatisch of onbeperkt gedeeld met onze Klanten. Gegevensdeling vindt uitsluitend plaats wanneer:

1. de gebruiker daarvoor expliciet toestemming geeft; of
2. er sprake is van een wettelijke noodzaak (bijvoorbeeld veiligheid of formele hulpverleningstrajecten).

7. Hoe gegevens veilig gedeeld kunnen worden

Wanneer persoonsgegevens gedeeld worden, gebeurt dit via beveiligde gegevensoverdracht (beveiligde portalen, versleutelde verbindingen, beveiligde e-mailomgevingen, beperkte toegangsrechten) en met dataminimalisatie: alleen noodzakelijke gegevens worden gedeeld — geen volledige gespreksgeschiedenis of overmatige dossieropbouw wanneer dat niet nodig is. Rollen en verantwoordelijkheden (wie verwerkingsverantwoordelijke is, wie toegang heeft, bewaartermijnen, logging en toezicht) worden vastgelegd in verwerkersovereenkomsten, samenwerkingsafspraken en privacyprotocollen.

8. Trends, problematiek en maatschappelijke signalering

Een belangrijk onderdeel van de Digitale Huiskamer is het signaleren van maatschappelijke problematiek. Persoonsgegevens blijven beschermd, maar trends en hulpvragen kunnen wél veilig geanonimiseerd worden geanalyseerd. Hierdoor ontstaat voor Klanten waardevolle beleidsinformatie zonder de privacy van gebruikers te schenden.

9. Welke inzichten wél gedeeld kunnen worden

De chatbot kan een volledig geanonimiseerd overzicht geven van onder andere: meest voorkomende hulpvragen, schuldenproblematiek, stress en mentale druk, opvoedproblemen, eenzaamheid, jongerenproblematiek, digitale achterstanden, financiële onzekerheid, trends per wijk of doelgroep, piekmomenten in hulpvragen, en veranderingen over een langere periode. Hierdoor ontstaat vroegsignalering, beleidsinformatie, inzicht in maatschappelijke ontwikkelingen en beter preventief handelen.

10. Welke gegevens níet gedeeld worden

De volgende gegevens worden nooit gedeeld zonder expliciete toestemming: namen, adressen, telefoonnummers, BSN, volledige gesprekken, medische informatie, persoonlijke dossiers, gezinssamenstellingen, individuele casussen.

11. AI als ondersteuning, niet als besluitvorming

De chatbot ondersteunt bij informatievoorziening, signalering, begeleiding en doorverwijzing. De AI neemt géén zelfstandige besluiten over toekenningen, afwijzingen, schuldhulp, jeugdzorg of andere formele trajecten. Menselijke controle en beoordeling blijven altijd noodzakelijk.

12. Technische en organisatorische beveiliging

Binnen de ontwikkeling van het systeem wordt onder andere rekening gehouden met: versleutelde verbindingen, beveiligde opslag, toegangsbeheer, logging, beperkte gebruikersrechten, veilige hosting, Europese privacywetgeving, en periodieke controle en evaluatie.

13. Aanbeveling richting Klanten

Wij adviseren om voorafgaand aan livegang gezamenlijk te kijken naar een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA): een privacy-risicoanalyse voor AI en gegevensverwerking. Daarnaast adviseren wij: duidelijke verwerkersovereenkomsten, heldere verantwoordelijkheden, toetsing door privacy officers/een Functionaris Gegevensbescherming, en periodieke evaluatie van de werking.

14. Conclusie

De Digitale Huiskamer is bedoeld als veilige ingang, preventieve voorziening, ondersteunend platform en signaleringsinstrument binnen het sociaal domein. Door expliciete toestemming, anoniem gebruik, directe verwijdering bij weigering, beperkte gegevensverwerking en geanonimiseerde trendanalyse kan de oplossing op een veilige en AVG-bewuste manier worden ingezet. Tegelijkertijd biedt het Klanten waardevolle inzichten in maatschappelijke problematiek, trends, hulpvragen en onderliggende ontwikkelingen binnen doelgroepen — een krachtig instrument voor preventie, vroegsignalering, beleidsvorming en betere ondersteuning van gebruikers.

Contact

Digitale Huiskamer

Torplaan 2G, 1785 BA Den Helder

KVK: 74545264

Telefoon: 06 11 76 06 41

E-mail: info@digitalehuiskamer.nl